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公立大学法人秋田県立大学個人情報保護規程

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平成18年10月 1日
規程第33号
改正 平成19年 4月 1日
改正 平成20年 4月 1日
改正 平成22年 4月 1日

(趣旨)
第1条 この規程は、秋田県個人情報保護条例(平成12年秋田県条例第138号。以下「県条例」という。)第51条の規定に基づくほか、「学校における生徒等に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針」(平成16年11月11日文部科学省告示第161号)に留意しつつ、公立大学法人秋田県立大学(以下「本学」という。) が保有する個人情報の適切な取扱いの確保について、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
  学生等 個人情報から識別され、又は識別され得る個人であって、本学において教育を受けている者あるいは教育を受けようとする者、又は過去において本学において教育を受けた者あるいは教育を受けようとした者をいう。
  遺族 本学が、死亡した学生等及び本学の関係者(以下「死者」という。)の個人情報を保有する場合において、次に掲げる者をいう。
    当該死者の配偶者(届出をしないが事実上婚姻関係と同様の事情にある者を含む。)及び子
    アに掲げる者がない場合にあっては、当該死者の父母
    ア及びイに掲げる者がいない場合にあっては、当該死者の祖父母、孫及び兄弟姉妹
  部局等 システム科学技術学部、システム科学技術研究科、生物資源科学部、生物資源科学研究科、総合科学教育研究センター、地域連携・研究推進センター、及び木材高度加工研究所をいう。
(個人情報の保護及びその適正管理に関する施策)
第3条 県条例第3条及び第8条の規定に基づき、本学に統括保護管理者、保護管理者及び保護担当者を置き個人情報の適切な取扱いに努める。
(統括保護管理者)
第4条 統括保護管理者は、本学が保有する個人情報の管理に関する事務を統括する。
統括保護管理者は、総務を担当する理事をもって充てる。
(保護管理者)
第5条 保護管理者は、統括保護管理者の指示に従い、本学が保有する個人情報を適切に管理する。
保護管理者は、統括リーダー、キャンパスリーダー及び木材高度加工研究所総務・管理チームリーダーをもって充てる。
(保護担当者)
第6条 保護担当者は、個人情報を取扱う事務を所掌するチームごとに保護管理者が1名以上指名するものとする。
(部局等が保有する教育・研究に関する個人情報の管理)
第7条 前2条の規定にかかわらず、教育・研究に関して保有する個人情報を管理する部局等にあっては、部局等の長を保護管理者とし、当該部局等の教員を保護担当者とする。
(苦情の処理)
第8条 本学は、本学の個人情報の取扱いに関し苦情があったときは、迅速かつ適切に処理するよう努めるものとする。
前項の苦情処理の窓口は、本学事務局総務・施設チームに設けるものとする。
(個人情報取扱事務登録簿)
第9条 県条例第6条第1項に規定する個人情報取扱事務登録簿は、様式第1号によるものとする。
(開示請求の手続)
第10条 県条例第15条第1項の規定による開示請求書の提出は、個人情報開示請求書(様式第2号)によるものとする。
県条例第15条第2項(県条例第21条第5項、第25条第3項、第26条の8第2項及び第28条第2項において準用する場合を含む。)の規定により本学が定める書類は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める書類とする。
    本人が請求をし、開示を受け、又は申出をする場合
運転免許証、旅券その他これらに類する書類として本学が認めるもの
    遺族又は法定代理人(法人を除く。)が請求をし、開示を受け、又は申出をする場合
当該遺族又は法定代理人に係る前号に定める書類及び戸籍謄本、成年後見に係る登記事項証明書その他遺族又は法定代理人であることを証明する書類として本学が認めるもの
    法定代理人(法人に限る。)が請求をし、又は申出をする場合
成年後見に係る登記事項証明書その他法定代理人であることを証明する書類として本学が認めるもの
    法定代理人(法人に限る。)が開示を受ける場合
当該法人の代表者に係る第1号に定める書類及び当該法人の登記事項証明書
本学は、法定代理人(法人に限る。)の代表者から本学が別に定める書類の提出又は提示があったときは、当該法人の代表者以外の役員又は従業員に県条例第21条第1項の規定による開示を受けさせることがある。
(法定代理人の資格喪失の届出)
第11条 県条例第14条第3項の規定により開示請求をした法定代理人は、県条例第19条各項の規定による通知を受ける前にその資格を喪失したときは、直ちに書面でその旨を本学に届け出なければならない。県条例第21条第1項の規定による開示を受ける前にその資格を喪失したときも、同様とする。
前項前段の規定は、県条例第24条第3項の規定により訂正請求をした法定代理人について準用する。この場合において、前項前段中「第19条各項」とあるのは、「第26条の2各項」と読み替えるものとする。
第1項前段の規定は、県条例第26条の7第3項の規定により利用停止請求をした法定代理人について準用する。この場合において、第1項前段中「第19条各項」とあるのは、「第26条の10各項」と読み替えるものとする。
第1項前段の規定は、県条例第27条第3項の規定により是正の申出をした法定代理人について準用する。この場合において、第1項前段中「第19条各項」とあるのは、「第29条第1項」と読み替えるものとする。
(個人情報開示決定通知書等)
第12条 県条例第19条各項の規定による通知は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める通知書によるものとする。
  個人情報の全部を開示する旨の決定をしたとき
個人情報開示決定通知書(様式第3号)
  個人情報の一部を開示する旨の決定をしたとき
個人情報部分開示決定通知書(様式第4号)
  個人情報の全部を開示しない旨の決定をしたとき
個人情報非開示決定通知書(様式第5号)
  個人情報の存否を明らかにしないで開示請求を拒否する旨の決定をしたとき
個人情報開示請求拒否決定通知書(様式第6号)
  個人情報を保有していない場合の開示しない旨の決定をしたとき
不存在による個人情報非開示決定通知書(様式第7号)
県条例第19条の2第2項の規定による通知は、個人情報開示決定等期間延長通知書(様式第8号)によるものとする。
県条例第19条の3の規定による通知は、個人情報開示決定等期間特例延長通知書(様式第9号)によるものとする。
(個人情報開示請求事案移送通知書)
第13条 県条例第19条の4第1項の規定による通知は、個人情報開示請求事案移送通知書(様式第10号)によるものとする。
(第三者に対する意見書提出の機会の付与等)
第14条 県条例第20条第1項及び第2項による通知は、個人情報の開示に係る意見照会書(様式第11号)によるものとする
県条例第20条第3項による通知は、個人情報の開示決定に関する通知書(様式第12号)によるものとする。
(電磁的記録に記録されている個人情報の開示の方法)
第15条 県条例第21条第2項第2号に掲げる個人情報の本学における開示方法は、次の各号に掲げる電磁的記録の種別に応じ、当該各号に定める方法とする。ただし、当該各号に定める方法により難いときは、本学が適当と認める方法により行うものとする。
  ビデオテープ、ビデオディスク、録音テープ又は録音ディスク 専用機器により再生したものの視聴
  前号に掲げるもの以外のもの 当該電磁的記録を用紙に出力したものの閲覧又は写しの交付
(開示の実施等)
第16条 開示決定の通知を受けた者は、本学が指定する日時及び場所において、当該開示決定に係る個人情報の開示を受けるものとする。
前項の場合において、行政文書のうち本学が保有するもの(以下「法人文書」という。)(法人文書を複写したもの並びに前条第2号に規定する用紙に出力したもの及びこれを複写したものを含む。以下同じ。)を閲覧し、又は視聴する者は、当該法人文書を丁寧に取扱うこととし、これを改ざんし、汚損し、又は破損してはならない。
本学は、前項の規定に違反し、又は違反するおそれのある者に対し、当該法人文書の閲覧又は視聴を中止させ、又は禁止することがある。
(法人文書の写しの作成方法等)
第17条 法人文書の写しの作成の方法は、本学が別に定める。
法人文書の写しの交付の部数は、開示請求1件につき1部とする。
(開示請求等の特例)
第18条 県条例第22条第1項の規定に基づき、本学において本人が口頭により開示請求できる個人情報は、次の各号に掲げるものとする。
  本学入試情報公開規程(平成18年4月1日規程第127号)において、本人が口頭により開示請求できる個人情報として定められたもの
  前号のほか本学諸規程において、本人が口頭により開示請求できる個人情報として定められたもの
県条例第22号第1項の規定により開示請求をしようとする者は、第11条第2項第1号に定める書類又は本学が別に定める書類を提示しなければならない。
県条例第22条第2項の規定による開示は、個人情報が記録された行政文書の閲覧の方法により行うものとする。
本学は、本人が口頭により開示請求することができる個人情報を定めたときは、簡易開示実施通知書(様式第13号)により知事に通知するものとする。これを変更し、又は廃止するときも、同様とする。
県条例第22条第2項の規定による開示を実施したときは、簡易開示実施状況報告書(様式第14号)により実施状況を知事に報告するものとする。
(費用の納付)
第19条 県条例第23条に規定する費用は、法人文書の写しの交付を受けるときに納めるものとする。
費用の徴収方法等は、別に定める。
(個人情報訂正請求書示)
第20条 県条例第25条第1項による請求は、個人情報訂正請求書(様式第15号)によるものとする。
(個人情報訂正決定通知書等)
第21条 県条例第26条の2第1項の規定による通知は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める通知書によるものとする。
 
個人情報の全部について訂正をする旨の決定をしたとき
個人情報訂正決定通知書(様式第16号)
 
個人情報の一部について訂正をする旨の決定をしたとき
個人情報部分訂正決定通知書(様式第17号)
県条例第26条の2第2項の規定による通知は、個人情報非訂正決定通知書(様式第18号)によるものとする。
県条例第26条の3第2項の規定による通知は、個人情報訂正決定等期間延長通知書(様式第19号)によるものとする。
県条例第26条の4の規定による通知は、個人情報訂正決定等期間特例延長通知書(様式第20号)によるものとする。
(個人情報訂正請求事案移送通知書)
第22条 県条例第26条の5第1項の規定による通知は、個人情報訂正請求事案移送通知書(様式第21号)によるものとする。
(個人情報訂正通知書)
第23条 県条例第26条の6の規定による通知は、個人情報訂正通知書(様式第22号)によるものとする。
(個人情報利用停止請求書)
第24条 県条例第25条第1項の規定による請求は、個人情報利用停止請求書(様式第23号)によるものとする。
(個人情報利用停止決定通知書等)
第25条 県条例第26条の10第1項の規定による通知は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める通知書によるものとする。
 
個人情報の全部について利用停止をする旨の決定をしたとき
個人情報利用停止決定通知書(様式第24号)
 
個人情報の一部について利用停止をする旨の決定をしたとき
個人情報部分利用停止決定通知書(様式第25号)
県条例第26条の10第2項の規定による通知は、個人情報非利用停止決定通知書(様式第26号)によるものとする。
県条例第26条の11第2項の規定による通知は、個人情報利用停止決定等期間延長通知書(様式第27号)によるものとする。
県条例第26条の12の規定による通知は、個人情報利用停止決定等期間特例延長通知書(様式第28号)によるものとする。
(個人情報取扱是正申出書)
第26条 県条例第28条第1項の規定による書面の提出は、個人情報取扱是正申出書(様式第29号)によるものとする。
(個人情報取扱是正申出に係る処理通知書)
第27条 県条例第29条第1項の規定による通知は、個人情報取扱是正申出に係る処理通知書(様式第30号)によるものとする。
(個人情報保護審査会諮問通知書)
第28条 条例第31条の規定による通知は、個人情報保護審査会諮問通知書(様式第31号)によるものとする。
(運用状況の報告)
第29条 本学は、県条例の運用に関し知事が必要と認める事項について、毎年、知事に報告するものとする。
(雑則)
第30条 この規程に定めるもののほか、本学が取扱う個人情報の保護に関し必要な事項は、理事長が定める。
       
附 則
この規程は、平成18年10月1日から施行する。
附 則
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附 則
この規程は、平成20年4月1日から施行する。
附 則
この規程は、平成22年4月1日から施行する。
 
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